「業務効率改善委員会」では、下記２つのことをメインに行っています。

① 業務スピードの向上

全ての職員が同じレベルで作業できる環境を整えるため、帳簿入力作業のマニュアルを取りまとめて職員に周知しています。同じ取引でも経理処理が異なることもあるので、全員が一定のクオリティで仕事ができるようになるように日々の業務を見直す必要があります。

② 所内環境の整備・効率化

所内で管理している書類の整理・管理。お客様の大切な記帳資料や
データを多く取り扱うため、定期的に委員会を通して管理を行っています。

また、今年の緊急事態宣言の際は一部テレワークを取り入れていたこともあり、社内伝言ツールが多様化しました。
職員同士の報告・連絡・相談を円滑に行うための方法を統一し、コミュニケーションをスムーズにしていくための取り組みも行っています。

1月末から、償却資産申告、給与支払報告書や法定調書の提出、そして４月（※コロナにより延長）の確定申告まで、いわゆる会計事務所の繁忙期に入っていきました。

繁忙期には必然的に所内のレビュー作業が増えるため、作業をどれだけ効率化できるかが期限厳守の鍵になります。今月は、本格的な繁忙期が始まる事前準備として、所内の作業環境の整備を行いました。

2021年年度の方針検討

今年度の業務効率改善委員会の目標は、「すべての職員が同レベルで作業できる環境を整えること」「すべての職員がスムーズに作業できる環境を整えること」としました。

改めて現状を見返し、煩雑になっている社内データを整理しつつ、効率化・標準化の活動を行っていきます。

具体的な一年間の取り組みとしては、Excelマクロの作成です。所内の希望を聞きながら、各作業のフローを滞りなく行えるよう、一括印刷等のExcelマクロを公表していく予定です。

2021年業務効率改善委員会の取り組み(1月～２月)

・全職員のデュアルモニタ―導入に向けた前準備

・全職員のExcelスキル向上のための自学動画の回覧

・旧パソコン、キーボード、マウス、モニター等の整理

・記帳ソフトや申告ソフトのバージョンアップ、アップデートの回覧

所内アンケートによる改善
11月に職員向けに実施した業務効率に関するアンケートをもとに、近々で作成すべきExcelマクロについて精査しました。12月から3月までの忙しい時期に向け、日々の記帳や入力の効率化だけでなく、作成した月次試算表や決算書等々の所内レビューについても、無駄を排除できるように工夫しています。

◆2020年業務効率改善委員会の取り組み

・5月新卒研修　Excel・Winのショートカットキーの基本知識

・5月新卒研修　書類・データの保管

・6月新卒研修　会計ソフトの機能

・6月研修　　　データ資料から自動仕訳等

・7月研修　　　サーバー内データの管理・整理

・8月研修　　　帳簿入力作業のマニュアルを取りまとめ

・9月研修　　　社内連絡ツールについて取りまとめ

・10月研修　     伝言ツールについてアンケートを実施
・11月研修         所内の一連の作業に係り必要なExcelマクロについて、職員にアンケートの取得
・12月研修         所内アンケートの取りまとめ、全職員のデュアルモニタ―導入に向けた前準備、
全職員のExcelスキル向上のための自学動画の前準備

業務改善委員会の活動内容一例

伝言ツール
職員同士、またはお客様と担当者の間で利用している伝言ツールについて所内アンケートを実施いたしました。

所内にいる職員同士では、直接話す他にも、チャットを活用する・todoリストを作成するなど、各々の業務の工夫が見えてきました。お客様とのコミュニケーションでも、資料を見ながら説明するためにオンラインツールを使っている担当者も増えてきています。今回のアンケートによって、所内のデジタル化レベルを可視化することができました。結果をもとにして、さらなる業務の効率化に努めていきたいと考えております。