遠征先で領収書を失くしてませんか？　突然の税務調査で慌てないために現役アスリートが日頃から意識しておくべき書類管理のコツ

はじめまして。ミネルバ税理士法人で、スポーツ関係の税務・会計サポートを担当している税務会計アドバイザーの寺岡です。私は自分自身武術太極拳のアスリートとして活動をしながら税務会計アドバイザーとしてお客様の税務会計をサポートしています。

日々、多くのスポーツ関係者の皆さまとお話しさせていただく中で、「書類の管理」についてご相談いただくことが多くあります。

この疑問はスポーツ選手に限った話ではなく、すべての確定申告をする方にとって頭の痛い問題のようです。

今日は、現役アスリートで税理士事務所の税務会計アドバイザーとして活動している私がスポーツ選手・アスリートにおすすめの「書類管理」の方法をご紹介します。

確定申告に必要な書類とは？

確定申告に必要な書類としてまっさきに考えられるのは「領収書」です。経費の証拠になる書類で、税法上も保管が義務付けられています。

領収書には記載要件があり、次のような内容を完備する必要があります。

 ① 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号　※店舗型の場合であればお店の名前
② 取引年月日③ 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
④ 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称　※確定申告をする人の名前

上記の内容が記載されていれば、書類のタイトルが「領収書」以外に「レシート」「請求書」などでも問題ありません。むしろ、後述しますが、領収書よりもレシートの方が保存に適している場合があります。

書類の保存期間

確定申告に使用した領収書などの資料は確定申告後７年間の保管が義務付けられています。

数が多いと保管場所も必要で大変です。基本的には紙の資料は紙で、PDFなど電子資料は電子データの状態で保存することが求められます。

最近は、電子帳簿保存法が本格的にスタートしたことで、スキャンしたデータの保存も認められるようになりました。一定の要件を満たす必要があり、まだまだハードルは高いですが、遠征で飛び回るアスリートは積極的に活用していくのが良いでしょう。

おすすめの保存方法

税理士事務所で働く筆者がおすすめする保存方法は、クラウド会計を利用したデータ保存です。データの情報を電子帳簿保存法の要件を満たす状態で保存してくれるので便利です。

■利用者が多いクラウド会計ソフト
•freee
•Money Forwardクラウド
•弥生会計

ただ、アスリートの方の場合なかなかスキャンする時間もないという方が多いのが現実です。ミネルバ税理士法人では、スキャンせずにクラウド会計も利用せず、資料を郵送またはメールで送るだけで代行する記帳代行サービスを行っています。自分の本業に専念して経理は丸投げして解放されたいという方も安心してお任せください。

書類を保存できていないとどうなる？

確定申告の書類は、将来の税務調査の際に税務調査官がすべて確認します。領収書の内容と会計帳簿の計上内容に相違がないか、経費に計上して良い支出か、本当に支払いが行われているのかなどをチェックし、調査官が疑問に感じた点について質問されます。

その際に、領収書などの根拠資料がないと本人でさえ「何の支払いかわからない」ということがよくあります。領収書があっても、詳細がわからないことも多いです。

例えば、領収書では「お品代」としてまとめられ詳細がわからないようになっています。これに対してレシートであれば、内訳が記載されているので後で思い出すときの参考にしやすいです。

税金の法律で、経費の領収書等は保存するよう決められているので、保存されていない場合は経費として認められなくなるおそれがあります。特に、書類もなく詳細も覚えていないとなると「それは本当に発生した経費なのか？」と疑われてしまいます。

税務調査への対策はどうしたらいいのか。

当社としておすすめしているのは、「領収書にメモを残す」ことです。調査官に知られてまずいような支出はそもそも経費計上しないという前提ですが、将来の自分のために「この領収書（取引・買い物）は誰に何のためにしたものか」わかるようにしておくことが重要です。

特に、税務調査では３年から最大７年前の確定申告まで調査の対象となり、質問されます。

多忙な日々を送るアスリート・スポーツ選手が３年前の１万円の使い道を覚えている確率はどのくらいでしょうか。領収書に手書きするのは面倒という場合は、クラウド会計を利用していれば、データをアップロードしてコメントや備考を登録しておくだけで記録を残すことも可能です。

突然の税務調査に慌てないために

スポーツ選手はその仕事の特殊性から、客観的に見たときにプライベートの支出と競技のための支出の境があいまいで、経費計上内容を疑って見られやすいです。適切な税務処理を行っていることを証明するためにも確実な書類の保管を徹底することが必要です。

紙資料の保管が苦手な場合は、クラウドサービスを利用しデータでの管理をはじめましょう。スマホ１台あれば対応できるので始めやすいかと思います。

税務書類の管理は「競技以外の大きな負担」かもしれません。しかし、今回お伝えした書類管理のコツは、単なるルールを守るためだけでなく、皆さんが築き上げてきたキャリアと社会的信用を守るためのものです。数年後に「あの時しっかり管理しておいて本当に良かった」と思えるよう今年から対策を始めましょう。

 

ミネルバ税理士法人では、個人事業主の開業時に必要な税務署への届出書の作成から、法人成り、会社設立も安心価格でサポートします。もちろん融資サポートにも対応しております。品川区で創業34年の実績でスタートアップや起業相談に強みを持っているので安心してご相談ください。

税金やお金の不安が頭の片隅にあると、試合や練習のパフォーマンスに影響します。

もし一人で調べていて限界を感じたり、自分のケースが特殊で判断に迷うことがあれば、まずは現状を整理するところからお手伝いいたします。同じアスリートとして、スポーツ選手の皆様が安心して競技に取り組めるよう、全力でサポートさせていただきます。

お問い合わせいただく際は、「スポーツブログを見て問い合わせしました」とお伝えいただけると幸いです。