業務効率改善委員会とは何を行なう組織なのか

対お客様、対社内の業務プロセスの無駄を洗い出し、効率化・改善を行う組織です。

業務効率改善委員会の幸福経営（ウェルビーイング）の取り組み

業務効率改善委員会の取り組みをご紹介します。

（1）業務効率化・改善事例の共有

専任担当制を行なっているため、業務効率化・改善ノウハウが属人化してしまう課題があります。各担当者が保有するノウハウを共通し、標準化することで事務所全体としての生産性向上を実現します。

（2）ペーパーレス・クラウド化の促進

昨今、在宅勤務が進み、業務のペーパーレス化やクラウド化が見直されてきています。まずは社内のペーパーレス化、クラウド化を促進し、ノウハウを蓄積します。そのノウハウをお客様に提供し、お客様の業務の効率化・改善を図ります。

業務効率改善委員会幸福経営（ウェルビーイング）の進捗報告

四半期ごとに報告させていただきます。

2023年1月～3月

（1）　業務効率化・改善事例の共有各担当者が保有するノウハウの共有については繁忙期のため未実施。当社で利用している顧客管理の運用方法の見直しを行い、各担当者が保有している情報の可視化を達成するに向けた準備を行いました。また、従来業務の進捗管理等をExcelで管理していましたが、WEBでの管理への切り替えを進め、各担当者の業務の進捗状況の可視化を行いました。

（2）　ペーパーレス・クラウド化の促進上記同様、顧客情報、各担当者業務の進捗管理などをWEB上から行えるようにしました。

＜評価＞繁忙期のため、大きな進展はありませんでした。実際に導入し、運用面でまだまだ甘い部分や、定着しにくい部分があると感じました。機能の正しい理解、運用・導入面での各担当者からの意見等を取り入れていきたいと思います。

2023年4月～6月

（1）　業務効率化・改善事例の共有1～3月より引き続き当社で利用している顧客管理の運用方法の見直しを行い、各担当者が保有している情報の可視化を達成するに向けた準備を行いました。具体的には、社内サーバーに保存されている顧客情報が各フォルダに点在しているため情報集約のための整理や、担当者が退職した際などの引継情報の集約、引継方法の見直しを行いました。また、WEBでの進捗管理のシステム変更に合わせた管理方法の見直しを行いました。

（2）　ペーパーレス・クラウド化の促進上記同様、顧客情報、各担当者業務の進捗管理などをWEB上から行えるようにしました。

＜評価＞本格的に活動を開始しました。当社は社内サーバー内にある情報の検索性が低いという課題があるのではと常日頃感じていたため先ずは社内サーバー内の情報の整理整頓を行い、事務所全体の生産性向上の実現の準備がおおよそ完了しました。各担当者がWEB上での管理を上手く使いこなすことができていないのではと感じており、利用方法の周知・定着も図っていきたいと考えています。

2023年7月～9月

（１）　業務効率化・改善事例の共有１２月から３月にかけての繁忙期に向けた顧客情報の管理方法、業務の進捗管理方法のメンテナンスを行いました。シンプルかつ使いやすい管理方法を実現していきます。

また、社内共有サーバーに膨大なデータがあり、使用率が８０％を超えていました。属人的なデータ・属人的でないデータに分類し、データ整理を行うことで使用率４０％を実現しました。さらに各個人ＰＣのデータバックアップ体制を整備することで大切なお客様のデータを守る環境の実現を果たしました。

（２）　ペーパーレス・クラウド化の促進ｆｒｅｅｅ株式会社にて実施されているｆｒｅｅｅエキスパート試験の受験を２０２３年４月入社職員を対象に行いました。また、クラウド会計の導入に向け、ｆｒｅｅｅ導入支援プロジェクトの事前準備を行い、社内の基礎レベルの向上を図りました。

＜評価＞顧客情報の管理、進捗管理について、システムがほぼ固まったのではないかと思われます。円滑な運用、定着に向けてメンテナンスを行っていきたいと思います。

また、インボイス制度が始まるため、クラウド会計の導入がスムーズに行えるように社内向けに基礎レベルの向上、ノウハウの蓄積を図ります。

2023年10月～12月

（１）　業務効率化・改善事例の共有年末調整作業の効率化に向けた業務改善の検討を行いました。改善にあたり、お客様や担当者がどの給与計算ソフトを使用しているかのアンケートを実施しました。その結果、「ｆｒｅｅｅ人事労務」、「マネーフォワードクラウド給与」、「やよいの給与」が使用されていることが多いことが明らかになりました。各ソフトから出力可能なデータの確認を行い、令和６年度以降の年末調整作業の効率化に向け検討を行っています。

（２）　ペーパーレス・クラウド化の促進ｆｒｅｅｅ導入支援プロジェクトの短期サポートに職員数名が参加しました。参加を通じて、①クラウド会計に適しているお客様、担当者はどのような人なのか、②クラウド会計の活用方法などの知識を得ることができました。社内ノウハウの蓄積・定着に向けて、集約を行っています。

また、マネーフォワードクラウドパートナーアカウントの登録を行いました。ｆｒｅｅｅ会計と同様、社内ノウハウの蓄積・定着に向けた一歩を踏み出しました。

＜評価＞２０２４年度からの新体制に向けた準備となる期間でした。年次の若い職員の方が新しいものへの抵抗感が少ないと考えられるため、年次の若い職員が取り組みやすい環境を整備することを目標に今度も活動していきたいと思います。