オンライン面談の実施方法

＜研修の目標・目的＞

• ・オンライン面談予約から会議実施までの連動フローを完璧に取得すること
• ・顧客のニーズや会議の予定時間に合わせて、各会議ツールを最適に使い分けられる判断力を養うこと
• ・共用アカウントと個人アカウントの管理体系を理解し、ログインミスやバッティングを防ぐこと
• ・会議の「自動録画」や「生成AIによる議事録作成」などの機能を活用し、報告業務の質と速度を向上させること
• カレンダー登録手順や画面共有方法を理解し、本番で操作に手間取らせないようにすること
• ITツールへの習熟を通じて、お客様に対してスムーズかつプロフェッショナルな面談環境を提供すること

＜研修の内容＞

• ・オンライン面談予約フローの確認
• ・予約システムと各会議ツールのリンク紐づけ手順
• ・共通アカウントと個人アカウントの使い分け基準
• ・「自動録画設定」による記録漏れの防止策
• カレンダーと連動した会議作成・招待状送付手順
• 生成AIを活用した自動議事録作成の起動と保存先確認
• 画面共有の種類（タブ・ウィンドウ・全画面）の使い分け
• 長時間利用を想定したツール選択の判断基準

＜感想＞

今回の研修を通し、これまで「何となく」で済ませていた各ツールの操作手順を体系的に再確認することができました。特に各会議ツールを状況に応じて使い分ける判断基準まで、実務に直結する知識を整理できた点は非常に有意義でした。

アカウントの使い分けや自動録画設定を徹底することで、記録漏れなどの初歩的なミスを防げると確信しました。また、会議ツールによっては、カレンダー登録との連携や生成AIによる議事録作成など、工程が多いうえ高度な機能が備わっていることを改めて実感しました。特に生成AIによる議事録作成は、活用の仕方次第で大幅な業務効率化に繋がるため、今後の大きな武器になると感じています。

今後は、お客様をお待たせすることなくスムーズに会議へ誘導できるよう、それぞれの操作手順を確実に定着させます。また、ツールの特性を理解した上で、お客様のIT環境やニーズに合わせた臨機応変な提案ができるよう努めてまいりたいと思いました。

（文責：F.S）