総務とは何を行なう組織なのか

総務とは職員が働きやすい環境を作るために、事務所全体の事務的業務を担っています。電話取り次ぎからお客様情報の整理、ウェブサイトの更新や書類作成など、良い意味で「なんでも屋」として後方支援をしています。

総務の幸福経営（ウェルビーイング）の取り組み

総務の取り組みを紹介します。

（1）健康診断

ミネルバ税理士法人として義務付ける入社時健康診断や既存職員の健康診断の対応を行います。実施機関に内容・人数予約等行い、新入社員へ受信するよう連絡します。

（2）職員のメンタルチェック

職員の遅刻・欠勤状況や定期的なストレスチェックテストを実施し職員のメンタルチェックを行ない働きやすい環境を実現していきます。

総務幸福経営（ウェルビーイング）の進捗報告

四半期ごとに報告させていただきます。

2023年1月～3月

健康診断（進行中）

雇入れ時健康診断にあたって、鉄鋼ビル丸の内クリニックと法人契約として雇入れ時健診用の手続きを行いました。雇入れ時法定健診の項目については全て会社へ請求書が来るようにし、その他項目に関しては自己負担で自由に受けられるよう手配しました。

その他健診については、全職員及び35歳以上定期健康診断（生活習慣病予防検診）も雇入れ時健診同様のシステムでできるようクリニックと打合せ中です。

職員のメンタルチェック（進行中）

毎月20日までに勤怠状況などを確認し、必要があると少しでも判断した場合には営業とも話し合ったうえでヒアリング等必要かどうか話し合いました。

ストレスチェックについては、ウェルビーイング委員会から作業方法を引継ぎ、必要がある際には随時運用することになりました。

＜評価＞

雇入れ時健康診断に必要な内定者の情報や希望をまとめる段取りが悪くなり、度々メールを送り至急の返答を求めるというあわただしい作業になってしまったことが反省点でした。

内定者とのやり取りでレスポンスが無い場合に、全体の手続きが滞る心配がありました。

全職員及び35歳以上健診については、3月中に準備を整えて4月には周知したいと考えていましたが、繁忙期や新人入社で準備が進められなかったことが反省点でした。

2023年4月～6月

健康診断

実際に全職員が健康診断を受けることができました。中途採用の職員も検診予定です。

また、妊娠している職員などのイレギュラー対応についても今後どのようにするか整理する予定です。

メンタルチェック

毎月の欠勤・遅刻・早退の情報から職員への声がけを引き続き実施しています。

その他

4月から月に1回総務会議を行うようになりました。

メンバーの入れ変わりがあった影響で他の総務が何の仕事をしているのかなどの共有を始めました。また、1つの仕事に対し2名以上が把握する体制に整えて始めているので担当者のサポート体制が強化できるようにしていきます。

＜評価＞

総務自体の大きな組織変更でがあり、一部業務を総務以外に割り振るなど他部門へ負担をかける時期となってしまいました。今後は組織体制が固まりつつあるため、総務会議を通して総務自身の生産性を上げ組織全体のウェルビーイングに寄与していく予定です。

2023年7月～9月

（1）健康診断

中途採用職員の健康診断も受けることができました。採用の都度、検診を進めていきます。

また、産休・育休に関する対応について検討を始め、実際に産休に入る職員へのヒアリングも行っていきます。

（2）メンタルチェック

継続している毎月の勤怠情報確認だけではなく、声かけや会話などからも職員の皆さんの様子を確認していきます。

その他

総務と職員の皆さんとの連携を進めております。職員の皆さんの声を伺いながら、環境改善できる事はすぐに始め、時間がかかる事については理由を説明し、職員の皆さんの理解を得ながら取り組んでおります。

＜評価＞

総務の生産性を上げる取り組みを進めていますが、まだまだ課題が多いと感じています。

『総務の生産性を上げる＝職員の皆さんの生産性を上げる』事だと意識し、総務会議や所内会議を通じて、良い面や課題などを共有し、組織全体に寄与して参ります。

2023年10月～12月

（1）　健康診断

来期の定期健康診断に向けた準備を始めました。

（2）　メンタルチェック

毎月の勤怠状況や日ごろの声掛けを継続。ちょっとした変化があれば、躊躇なくメンターや上司、営業へ連携し、職員のメンタルヘルス向上に努めて参りました。

（※）その他

来期は、メンタルチェックだけではなく、健康全般に対しての意識向上を検討しております。

＜評価＞

定期健康診断に向けた準備が始まったものの、診断結果以降の意識変化を促す検討が進んでいない為、2024年4月までには、まとめあげたいと考えております。